Job Description
*** An English version will follow ***
Offre d’emploi : Administrateur(trice) bureau – Club de tennis Monkland
Le Club de tennis Monkland (CTM), une oasis secrète au cœur de Notre-Dame-de-Grâce à Montréal, a été fondé en 1939 et constitue un élément important de la communauté montréalaise ainsi que de la scène du tennis depuis plus de 80 ans. Il s'agit d'un club privé à but non lucratif qui compte environ 800 membres. Ouvert du 1er mai au 31 octobre, nous offrons des installations de tennis, une piscine, des services de restauration et de bar ainsi que de nombreuses activités sociales.
Nous sommes à la recherche d'un(e) administrateur(trice) bureau (''AB''). Il s'agit d'un poste saisonnier, qui requiert une présence d'avril à mi-novembre, ainsi qu'une certaine implication pendant l’entre-saison (réunions du conseil d'administration, préparation de la nouvelle saison, y compris le renouvellement des adhésions et la première facturation, réponse aux courriels, etc.). Il s'agit d'un poste contractuel qui peut être renouvelé chaque année d'un commun accord entre les parties.
Le AB, qui se rapporte au président du conseil d'administration, est responsable de la gestion globale et quotidienne et du club, ainsi que de s’assurer de l'excellence de l'expérience des membres. Le DG met en œuvre les décisions et les directives établies par le conseil d'administration.
Principales responsabilités :
- Assister dans la gestion des opérations quotidiennes du club principalement le soutien administratif aux membres
- Effectuer tâches générales de tenue de livres (comptes fournisseurs, comptes clients, enregistrement de la paie, écritures de fin de mois, etc.)
- Maintenir les informations à jour du système informatique de CTM
- Traiter les demandes d’adhésion de nouveaux membres via le système informatique de CTM
- Traiter les mises à jour des comptes des membres (mises à jour des informations personnelles, changements de catégorie, etc.)
- Naviguer pour extraire les informations pertinentes pour produire les rapports ou les demandes ad hoc de membres
- Assister à la préparation des communications hebdomadaires (y compris la traduction en français et en anglais)
- Assurer la liaison avec les fournisseurs, les membres du conseil d’administration et le comptable du club via demandes par courriel ou par téléphone
Connaissances et compétences :
- MTC utilise un système de gestion de club intégré basé sur le cloud, y compris les interactives avec les membres et celles administratives. AB doit avoir une expérience et une aisance en support administratif (tenue de livres et gestion des données) en utilisant les logiciels pertinents.
- Expérience dans un ou plusieurs des domaines suivants : tenue de livres, administration, service à la clientèle.
- Expérience avec la suite de logiciels Office, notamment Excel ; à l'aise avec la technologie en général.
- Autonome et attentif aux détails, bonnes capacités de résolution de problèmes et solides compétences en communication avec les clients/membres.
- Bilingue, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- La connaissance de l'environnement des clubs de tennis serait un atout.
Salaire : 25$ à 32$ de l’heure en fonction de l’expérience.
Horaire: Attente est un horaire flexible qui équivaut à 3 à 5 jours à temps plein pendant la saison (avril à novembre) et 1 à 2 jours le reste de l'année
Emplacement: Après la période de formation, possibilté de télétravail,
Date de début : le 1 août 2023
***
Job opening: Office Administrator – Monkland Tennis Club
The Monkland Tennis Club (“MTC”), a secret oasis in the heart of Notre-Dame-de-Grâce in Montreal, was established in 1939 and has been an important part of the Montreal community as well as the tennis scene for more than 80 years. It is a not-for-profit private club with approximately 850 members. Operating from May 1 to October 31, we offer tennis facilities, pool amenities, and food and bar services as well as many social activities.
We are looking for an Office Administrator (“OA”). The role requires availability from April through mid-November, as well as some involvement during the off-season (preparing for the new season, including membership renewal and first billing, responding to emails, etc.). It is a contractual position that can be renewed yearly upon mutual agreement between the parties.
The OA, who reports to the General Manager (“GM”), is responsible to assist in the overall day-to-day management and performance of the club as well as ensuring excellent member experience. The GM implements decisions and directives established by the Board.
Primary responsibilities:
- Assist in managing all day-to day club operations, primarily focused on membership administration support
- Perform general bookkeeping tasks (accounts payable, receivable, recording payroll, month end entries, etc.)
- Maintain accurate data of MTC IT system
- Process membership applications through club management IT system
- Process updates to member accounts (information updates, category changes, etc.)
- Navigate to extract relevant information for reporting or ad-hoc requests from members
- Assist in preparation of weekly communications (including translation to both french and english)
- Liaise withclub members, Board members, and club accountant by answering inquiries (email and phone)
Knowledge and skills:
- MTC uses a cloud based integrated club management system including all front and back office functions. OA must have experience and comfort in back office (bookkeeping and data management) using relevant software.
- Experience in one or more of the following: bookkeeping, administration, customer service.
- Experience with Office software, including Excel; comfortable with technology in general
- Autonomous and detail-oriented, good problem-solving skills and strong customer/member relationship skills
- Bilingual, both written and oral
- Knowledge of club environment would be an asset.
Salary Range: $ 25- $ 32 per hour depending on experience
Work Week: Expectation is flexible schedule equivalent of 3 to 5 full time days during season (April to November) and 1 to 2 days remainder of year
Location: After training period, possibility of remote work
Start date: August 1, 2023
Job Types: Full-time, Part-time
Part-time hours: 40 per week
Salary: From $25.00 per hour
Supplemental pay types:
Ability to commute/relocate:
- Montréal, QC H4A 2M4: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Education:
- Secondary School (preferred)
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC H4A 2M4
Expected start date: 2023-08-01
Apply
Go Back