Job Description
Le CISSS des Laurentides recherche un(e) agent(e) administratif(ve) classe 2 - Bureau recrutement international et Service accueil, intégration et rétention
*Possibilité de télétravail
Sous l’autorité du chef de service attraction et recrutement, la personne apporte son support et assiste les professionnels et techniciens du bureau de recrutement international et du service d’accueil, intégration et rétention. Elle collabore à assurer un arrimage optimal dans le cadre de ses fonctions reliées notamment à la coordination du recrutement international et des cohortes d’étudiants.
La personne doit faire preuve d’une grande rigueur et de proactivité dans la nature de ses tâches et offrir un bon service à la clientèle.
Responsabilités à l’égard du bureau de recrutement international
- Responsable de la mise à jour du tableau de suivi des travailleurs étrangers temporaires internes, du suivi de l’échéance des permis de travail et des NAS obtenu suite à l’obtention de leur résidence permanente ;
- Assure un bon service à la clientèle pour les candidats, les travailleurs étrangers temporaires à l’interne et les autres partenaires internes et externes ;
- Gère et assure le suivi de la boîte courriel générique et de la sienne ;
- Effectue le suivi des nouvelles candidatures reçues par la boite courriel et invite les nouveaux candidats sur le fichier national de candidature ;
- Prépare les ententes sur les modalités de recrutement une fois le candidat retenu après l’entrevue et convoque les candidats selon un calendrier préalablement établi
- Rédige les confirmations d’embauche selon le bon modèle ;
- Participe au suivi des différentes étapes liées au processus d’immigration dans le FNC (enregistrement et vérification des documents soumis) ;
- Prépare les dossiers administratifs des demandes de certificats d’acceptation du Québec ;
- Crée et rempli les demandes d’études d’impact sur le marché du travail ;
- Transmet les dossiers des candidats au MIFI par Purolator et en assure le suivi ;
- Effectue les demandes de paiement (remboursement des frais relatifs à l’immigration) pour les nouveaux travailleurs étrangers temporaires entrés en fonction ;
- Crée des documents comprenant du texte, des tableaux avec les différents logiciels (Word, Excel, Power Point) et produit divers rapports pour l’équipe et la chef de service.
- Assure le lien avec les différents services internes et partenaires extérieurs (paie, finances, attraction recrutement)
- Effectue toutes autres tâches connexes.
Responsabilités à l’égard du service d’accueil, intégration et rétention
- Responsable de la mise à jour des tableaux de reddition de compte du MSSS, du tableau de bord de gestion des cohortes;
- Planifie et organise les rencontres d’arrimages lors du déploiement de programme de formation;
- Procède aux enregistrements de la documentation structurante selon la nomenclature du CISSSLAU;
- Tient à jour les indicateurs définis par le service d’accueil, intégration, rétention.
- Coordonne l’envoi des sondages de satisfaction, d’intégration personnalisé ou de départ selon les besoins;
- Fait la gestion et assure le suivi des boîtes courriels (A.I.R et la sienne);
- Assure un service client de première ligne auprès des étudiants;
- Assiste aux réunions et rédige les comptes rendus.
- Voit à la collecte de données statistiques selon les besoins de l’équipe.
- Crée des documents comprenant du texte, des tableaux avec les différents logiciels (Word, Excel, Power Point).
- Coordonne les invitations pour les différents comités.
- Produit divers rapports pour l’équipe et la chef de service.
- Effectue toutes autres tâches connexes.
- Assure le lien avec les différents services internes et partenaires extérieurs (paie, finances, attraction recrutement)
Exigences à l'emploi :
Formation académique
Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat, bureautique ou son équivalent ou autre diplôme reconnu par le MSSS pertinent à la fonction,
ou
Détenir un diplôme d'études secondaires (DES)
Connaissances
- Connaissance des différents programmes en matière d’immigration et de la réglementation applicable (atout)
- Aisance significative à l’utilisation d’outils technologiques et de logiciels tel que Team, Forms, Outlook, Excel, Word et Powerpoint
- Connaissance de la base de données Virtuo (atout)
Tests
- Word débutant
- Excel débutant
- Français intermédiaire
Habiletés
- Excellent sens de l'organisation et de la planification
- Curiosité intellectuelle
- Bonne gestion des priorités et du stress
- Souci de la qualité et rigueur
- Esprit d’analyse
- Autonomie et initiative
- Capacité à travailler en équipe
- Aisance en communication à l’orale et à l’écrit
Type d'emploi : Temps plein, Occasionnel
Salaire : 22,36$ à 25,00$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
- REER Collectif
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Flexible Language Requirement :
Horaires de travail :
- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour
Permis/certificat:
- permis de travail canadien (Obligatoire) (Obligatoire)
Lieu du poste : In person
Date limite de candidature : 2023-07-25
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