Job Description
OBJECTIFS
Le gestionnaire, Opérations relève du directeur général, Opérations ou du directeur général régional pour la prestation de services ininterrompus et de haute qualité d’exploitation des immeubles et des terrains pour veiller à ce que les locataires profitent de leurs locaux et des services aux locataires connexes, comme il est convenu dans les documents de location respectifs, et à ce que les visiteurs puissent utiliser les bureaux de l’immeuble de manière sécuritaire et confortable, le tout en assurant la sécurité des employés de Morguard.
OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS
- Exploitation d’immeubles
Fournir des conseils, gérer et inspecter toutes les activités de l’immeuble et du site en lien avec l’entretien des installations et de l’équipement (y compris l’équipement mécanique, l’équipement électrique, l’électricité, la plomberie, la sécurité et tout autre équipement auxiliaire), ainsi que le système de CVCA, le système de protection-incendie et de sécurité des personnes, la gestion des urgences, les services d’entretien du terrain et de sécurité pour s’assurer que la propriété respecte les codes du bâtiment et de prévention des incendies en vigueur ainsi que les politiques et procédures de l’entreprise.
- Contrats de service
Négocier, préparer, approuver et contrôler les contrats de service de tiers pour l’entretien préventif et d’urgence des installations et de l’équipement, la sécurité et l’entretien du terrain afin de s’assurer que la propriété est entretenue et sécurisée en temps utile, conformément aux prescriptions du propriétaire.
- Améliorations des bâtiments
Élaborer et mettre en œuvre diverses politiques et procédures, effectuer des examens et des approbations de conception, coordonner les entrepreneurs, superviser et inspecter les chantiers de construction, préparer des rapports d’étape et travailler en étroite collaboration avec d’autres unités opérationnelles pour veiller à ce que tous les travaux de rénovation ou d’amélioration des installations, ainsi que les projets d’immobilisations, les nouvelles constructions, les projets environnementaux et les travaux d’amélioration de l’immeuble par le propriétaire et les améliorations locatives sont réalisés à temps et dans les limites du budget approuvé.
- Planification et budgétisation
À titre de membre de l’équipe principale de gestion immobilière, participer à la définition des politiques, à l’établissement des objectifs, à la planification, à la mise en œuvre et à la gestion des programmes liés aux installations, à la conformité environnementale et aux initiatives écologiques connexes, ainsi qu’à la budgétisation et à la prévision des opérations (y compris le plan d’immobilisations décennal) pour s’assurer que les objectifs globaux de gestion des actifs, le budget approuvé et les objectifs pour la propriété sont atteints.
- Amélioration continue
Surveiller, analyser et produire des rapports sur divers indicateurs opérationnels (entretien, réclamations d’assurance, utilisation de l’équipement, utilisation des services publics, données de projet, rapports de sécurité, etc.) et suggérer des améliorations continues pour veiller à ce que l’ensemble de l’équipement et des systèmes du site et des installations soient utilisés et entretenus de la façon la plus économique possible; se tenir au courant des pratiques exemplaires de l’industrie en lien avec l’exploitation des bâtiments, les systèmes de construction essentiels et la gestion de l’énergie, et veiller à ce que les pratiques exemplaires soient continuellement examinées pour en vérifier la compatibilité et la concordance avec le portefeuille des propriétés gérées afin de réaliser des gains d’efficacité opérationnelle.
- Relations avec les intervenants
Établir un lien de confiance et entretenir des relations positives et à valeur ajoutée avec les locataires, les visiteurs, les autorités gouvernementales, les entreprises, les entrepreneurs, les diverses unités commerciales, les clients, les investisseurs, etc.
- Développement d’équipe
Le titulaire du poste est responsable de l’embauche, de la formation en cours d’emploi et de la gestion du personnel d’entretien et du personnel technique.
Il devra aussi exécuter toute autre tâche ou tout autre projet liés à l’emploi qui peut être attribué.
EXIGENCES MINIMALES
Compétences, connaissances, expérience et études
- Au moins 7 ans d’expérience professionnelle pertinente, ou formation équivalente
- Expérience préalable des budgets d’exploitation et des processus de révision des prévisions
- Expérience préalable d’une plateforme de planification des ressources immobilières
- Solide compréhension des systèmes d’automatisation des entreprises et d’autres systèmes d’exploitation d’une propriété
- Connaissance pratique de MS Office, de BlackBerry et de logiciels propres aux opérations (p. ex., Angus).
Compétences essentielles
- Excellentes compétences organisationnelles
- Solides compétences en négociation
- Excellentes compétences de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
- Solides compétences en constitution et en gestion d’équipe
- Aptitude à reconnaître les nouvelles tendances et pratiques exemplaires dans l’industrie
- Réflexion créative
EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRES
- Expérience de la gestion d’équipes, un atout.
- Expérience de la gestion de projets, un atout.
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PURPOSE
The Manager, Operations is accountable to the Regional General Manager or Vice President, Property Management for provision of high-standard uninterrupted building and site operations services to ensure that tenants enjoy their premises and associated tenant services as agreed upon in respective lease documentation and visitors enjoy the office building in a safe, secure and comfortable manner while ensuring safety of all Morguard employees.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
1. Building Operations
Provides guidance, manages and inspects all building and site operations in the areas of facilities and equipment maintenance (incl. mechanical, electrical, power, plumbing, security and other auxiliary equipment), HVAC, fire and life safety, emergency, ground-keeping and security to ensure the property adheres to the existing building & fire codes as well as existing company policies & procedures.
2. Service Contracts
Negotiates, prepares, approves and controls third-party service contracts for preventative and emergency facilities and equipment maintenance, security and ground-keeping to ensure that the property is timely maintained and secured in accordance with landlord’s specifications.
3. Building Improvements
Develops and implements various policies & procedures, performs design reviews and approvals, coordinates contractors, supervises and inspects construction sites, prepares progress reports and otherwise closely works with other business units to ensure that all facility upgrade/retrofit as well as capital projects, new construction, environmental projects and landlord base building & tenant leasehold improvement work are performed on time and within approved budget.
4. Planning and Budgeting
As a member of the senior property management team, participates in policy definition, goal setting, facility planning, program implementation & maintenance, environmental compliance and associated “green” initiatives as well as operations budgeting (including ten year Capital Plan) and forecasting to ensure the overall asset management goals, approved budget and objectives for the property are met.
5. Continuous Improvement
Monitors, analyses and reports on various operations metrics (maintenance, insurance claims, equipment utilizations, utilities usage, project data, security reports etc.) and suggests continuous improvements to ensure that all facilities and site equipment and systems are utilized and maintained in the most cost-effective manner; stays current on best practices in the industry pertaining to building operations, core building systems and energy management and ensures that the best practices are continuously reviewed for compatibility and match with the managed portfolio of properties to achieve operational efficiencies.
6. Stakeholder Relationships
Builds trust and maintains positive and value-adding relationship with tenants, visitors, government authorities, businesses, contractors, other business units, customers, investors etc.
7. Team Development
Is responsible for hiring, on-the-job training and managing maintenance and engineering personnel.
Any other job related duties and/or projects that may be assigned.
MINIMUM REQUIREMENTS
Skills, Knowledge, Experience and Education
- Minimum 7 years of relevant work experience or equivalent
- Previous experience with operating budgets and re-forecasting processes
- Previous experience with a real estate ERP platform
- Solid understanding of Business Automation Systems and other operating systems of a property
- Working knowledge of MS Office, Blackberry and operations specific software (e.g. Angus).
Core Competencies
- Excellent organizational skills
- Strong negotiation skills
- Strong communication skills both verbal and written
- Strong team building and management skills
- Ability to recognize emerging trends/best practices in the industry
- Creative thinking.
ADDITIONAL REQUIREMENTS
- Previous experience managing teams is an asset
- Experience managing projects is an asset.
Morguard is a fully integrated real estate company. We own, manage and invest in high-quality, well-located, geographically diversified assets across North America. We have built our business with strong leadership and a proven management platform that have generated substantial, risk-adjusted returns – and significant long-term growth. With more than 40 years of experience and a dynamic team of 1,500 professionals, our commitment is to realize the potential of real estate through value creation and operational excellence.
We are committed to providing accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). If you require accommodation during any stage of the recruitment process, please notify Human Resources at hrassist@morguard.com or 905 281-5967.
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