Job Description
À PROPOS DE CENTENNIAL :
Située à Montréal, Québec, Centennial joue un rôle de premier plan dans le domaine de l’éducation inclusive. Notre raison d’être consiste à offrir aux jeunes les moyens de maîtriser leurs difficultés d’apprentissage, à devenir des apprenants autonomes et résilients et à obtenir leur diplôme à temps. L’Académie Centennial a un secteur anglophone ainsi qu’un cursus francophone.
L'opportunité:
Relevant de la Coordinatrice de la réussite aux élèves, effectue diverses tâches administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du département de la réussite des élèves.
Principales responsabilités :
- Assurer la bonne administration de la boîte courriel du département.
- Gérer les appels entrants au département.
- Génération de divers rapports en utilisant le système « Pluriportial ».
- Coordonner et organiser les réunions de famille avec la Directrice générale incluant la préparation de documents, coordination de dates pour tenir les réunions, etc.
- Rédaction et distribution des procès-verbaux des rencontres, au besoin.
- Compléter et distribuer divers formulaires pour les élèves.
- Mettre à jour les plans d’interventions des élèves.
- Faire les demandes d’accommodements afin que les élèves puissent avoir du temps supplémentaire pendant les examens du ministère.
- Participer au processus des lettres d'impôt et ce, de façon régulière, soit annuellement.
- Remplacer la réceptionniste de l’école au bureau principal pendant les heures de diner, les absences ou les vacances.
- Effectuer toutes autres tâches connexes afin d’apporter un soutien précieux à la Coordinatrice de la réussite des élèves dans ses tâches quotidiennes.
Compétences requises
- DEC/DES ou Baccalauréat en administration des affaires, registrariat, psychologie de l'éducation
- Expérience de travail directe avec les élèves dans un environnement éducatif est un atout
- Un minimum de 2 ans d'expérience pratique pertinente
- Maîtrise de l'anglais et du français (excellentes compétences écrites et orales)
- Expérience informatique avec les programmes de la Suite Microsoft Office 360 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ainsi que connaissance des bases de données informatiques
- Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de communication
- Solide esprit d’équipe
- Capacité à travailler de manière autonome et de se concentrer dans un environnement en constante évolution
- Bonnes capacités de raisonnement et de jugement, professionnalisme et discrétion
- Aptitude à gérer son temps efficacement et à respecter de nombreuses responsabilités et échéanciers
- Bon souci du détail avec un haut degré de précision
Avantages sociaux :
- 6 semaines de vacances après un an de service. 3 semaines dans la première année dont 2 semaines en décembre/janvier et une semaine pour la semaine de relâche
- Journées de maladie/journées personnelles – 5 par année scolaire
- Assurance groupe – financé partiellement par L’Académie. 3 options différentes offertes. Assurance-vie, invalidité longue-durée, ainsi qu’options pour soins médicaux et dentaires. Doit être un résident permanent et posséder une carte valide de la RAMQ pour se prévaloir de ces assurances et services.
- Régime de retraite administré par le gouvernement du Québec, entièrement financé par l'employé. Peut transférer le régime de retraite gouvernemental existant vers ce nouveau régime.
- Programme d’aide aux employés
- Remboursement des frais de scolarité - 50% des frais de scolarité des cours menant l'employé à un diplôme supérieur. Réduction de 50% des frais de scolarité pour les enfants.
- Révision annuelle des salaires en fonction de la performance
- Stationnement payant disponible sur place
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About Centennial Academy:
Located in Montreal, Quebec, Centennial Academy is a leader in inclusive education and is dedicated to helping young people master their learning challenges, become autonomous and resilient learners, and graduate on time. Centennial Academy has an English-language sector and a French-language sector.
We are early adopters of the Universal Design for Learning (UDL), a scientifically-driven educational framework that addresses the main barrier to learning: an inflexible, one-size-fits-all approach to teaching. UDL reaches all types of learners, by providing multiple means of representation, expression and engagement. We create a safe learning community. We use inclusive instructional practices. We adhere to systems and structures that support learning. We teach our students how to learn. We prepare them for life.
The Opportunity:
Reporting to the Coordinator, Student Success, performs various administrative tasks ensuring the proper functioning of the Student Success Department.
Primary Responsibilities:
- Ensure that emails are triaged and responded to in a timely manner.
- Manage incoming calls to the Department.
- Prepare various reports using the “Pluriportial” site.
- Coordinate and organize family meetings with the Head of School including the preparation of documents, scheduling of meeting dates, etc.
- Prepare and distribution meeting minutes, as required.
- Complete and distribute various forms for the students.
- Update intervention plans for the students.
- Prepare accommodation requests addressed to the Minister to ensure that the students have addition time to complete exams.
- Participate in the tax letters on a regular and annual basis.
- Replace the office receptionist during lunch hours, absences, and vacation.
- Complete other related administrative tasks in order to provide exceptional support to the School Coordinator, Student Success.
Competencies Required:
- DEC/DES or Bachelor's degree in business administration, registrar, educational psychology
- Experience working directly with students in an educational environment is an asset
- Minimum of 2 years of relevant practical experience
- Fluency in English and French (excellent written and oral skills)
- Good knowledge of MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) and knowledge of computer databases
- Excellent interpersonal, organizational, and communication skills
- Strong team spirit
- Ability to work independently and focus in a constantly changing environment
- Good reasoning and judgment skills, professionalism, and discretion
- Ability to manage time effectively and meet multiple responsibilities and competing deadlines
- Good attention to detail with a high degree of accuracy
Benefits:
- 6 weeks’ vacation after one year of work. Three weeks in the first year (2-week holiday break, 1 week at school spring break)
- Sick/personal days – 5 days per school year
- Group insurance plan – partially funded by the school. Includes group life, long-term disability insurance as well as optional medical and dental insurance. Three (3) different package options available. Must be a permanent resident with a valid RAMQ card.
- Pension plan administered by the Québec government, fully funded by the employee. Can transfer existing government pension plan to new plan.
- Employee Assistance Program
- Tuition Fee Reimbursement – 50% of the tuition fees of courses leading employee to advanced degree. Tuition fees for children (50% reduction).
- Annual salary review based on performance
- On-site parking available
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Salaire : 23,07$ à 26,44$ par heure
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Bourses d'Études
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
Horaires de travail :
Langue:
- francais et anglais à un niveau professionnel (Obligatoire)
Lieu du poste : Hybrid remote à Montréal, QC H3H 1G6
Date limite de candidature : 2023-07-25
Date de début prévue : 2023-08-07
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